Erste Rechnung schreiben als Gründer – Schritt für S chritt erklärt (2026)

Wenn der erste Kunde bestätigt, dass die Arbeit beendet ist, geschieht dies schneller, als die meisten Gründer erwarten. Plötzlich sitzen Sie vor einer leeren Word-Seite und fragen sich, wie eine Rechnung eigentlich aussehen sollte. Was soll es sagen? Welcher Steuersatz gilt? Was würde passieren, wenn Sie etwas vergessen würden?

Keine Sorge. Ohne dass Sie ein Steuerspezialist sein müssen, werde ich Sie in diesem Artikel durch den Prozess des korrekten Verfassens Ihrer ersten Rechnung als Gründer führen.

Warum eine korrekte Rechnung so wichtig ist

Viele Gründer unterschätzen das Thema Rechnungsstellung. Eine Rechnung ist kein einfaches Zahlungsdokument – sie ist ein steuerrechtliches Dokument. Wenn Pflichtangaben fehlen, kann dein Geschäftskunde die enthaltene Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer abziehen. Das führt schnell zu Unmut, Zahlungsverzögerungen oder im schlimmsten Fall zum Verlust des Kunden.

Das Umsatzsteuergesetz (UStG) schreibt genau vor, welche Angaben auf einer Rechnung über 250 Euro Brutto enthalten sein müssen. Diese Pflichtangaben sind keine Bürokratie um der Bürokratie willen – sie sorgen dafür, dass das Steuersystem funktioniert und beide Seiten rechtlich abgesichert sind.

Die 10 Pflichtangaben auf einer Rechnung in Deutschland

Bevor du loslegst, hier die vollständige Liste der Pflichtangaben für Rechnungen über 250 Euro (Brutto):

1. Dein vollständiger Name und deine Adresse Dein Name (bei Einzelunternehmen auch dein Vorname) und deine vollständige Geschäftsadresse müssen klar erkennbar sein. Eine Postfachadresse reicht nicht aus.

2. Name und Adresse des Leistungsempfängers Also die vollständigen Kontaktdaten deines Kunden – so wie sie im Handelsregister stehen oder wie der Kunde sie dir mitgeteilt hat.

3. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. Du hast zwei Möglichkeiten: entweder deine beim Finanzamt registrierte Steuernummer (Format: 12/345/67890) oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (DE123456789), sofern du eine beantragt hast. Die USt-IdNr. ist besonders wichtig für Geschäfte mit EU-Ausland.

4. Das Ausstellungsdatum der Rechnung Das ist der Tag, an dem du die Rechnung schreibst – nicht das Datum, an dem die Leistung erbracht wurde (das kommt separat).

5. Eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer Die Rechnungsnummer muss einmalig sein und darf nicht doppelt vorkommen. Du kannst selbst ein System wählen, zum Beispiel: RE-2026-001, RE-2026-002 usw. Wichtig ist, dass die Nummern lückenlos und chronologisch vergeben werden.

6. Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen Beschreibe klar, was du gemacht hast. “Beratungsleistung” reicht oft nicht aus. Besser: “Webdesign-Beratung für das Projekt XY, 3 Stunden à 80 Euro, erbracht am 15. Mai 2026.”

7. Der Zeitpunkt der Leistungserbringung Das ist das Datum (oder der Zeitraum), an dem du die Arbeit tatsächlich erledigt hast – nicht das Rechnungsdatum. Bei Projekten gibst du den Projektzeitraum an, zum Beispiel: “Leistungszeitraum: 1. bis 15. Mai 2026.”

8. Das Entgelt (Nettobetrag) Der Betrag ohne Mehrwertsteuer – also dein eigentlicher Preis für die Leistung.

9. Der anzuwendende Steuersatz und der Steuerbetrag Du musst den Steuersatz (z. B. 19%) und den daraus resultierenden Steuerbetrag (z. B. 190,00 Euro) separat ausweisen. Das ist eine der häufigsten Fehlerquellen bei Anfängern.

10. Der Gesamtbetrag (Brutto) Der Endbetrag inklusive Mehrwertsteuer. Das ist der Betrag, den dein Kunde tatsächlich zahlt.

Schritt-für-Schritt: Deine erste Rechnung

Jetzt wird es konkret. Gehen wir gemeinsam durch ein Praxisbeispiel:

Situation: Du bist freiberuflicher Texter in Hamburg. Du hast für einen Kunden drei Blogartikel à 150 Euro Netto geschrieben. Gesamtnetto: 450 Euro.

Schritt 1: Kopfbereich ausfüllen

Oben links stehen deine Daten:

Max Mustermann
Musterstraße 12
20095 Hamburg
Steuernummer: 48/123/45678
max@mustermann-texte.de

Oben rechts oder darunter die Kundendaten:

Musterfirma GmbH
z. Hd. Frau Schmidt
Beispielweg 5
10115 Berlin

Schritt 2: Rechnungskopf

Rechnung Nr.: RE-2026-001
Rechnungsdatum: 26. Mai 2026
Leistungszeitraum: 1. bis 20. Mai 2026

Schritt 3: Leistungsbeschreibung und Beträge

Pos. | Beschreibung                          | Menge | Einzelpreis | Gesamt
-----|---------------------------------------|-------|-------------|--------
1    | Erstellung Blogbeitrag "Thema A"      | 1     | 150,00 €    | 150,00 €
2    | Erstellung Blogbeitrag "Thema B"      | 1     | 150,00 €    | 150,00 €
3    | Erstellung Blogbeitrag "Thema C"      | 1     | 150,00 €    | 150,00 €

Nettobetrag:                                                       450,00 €
zzgl. 19% Umsatzsteuer:                                             85,50 €
Rechnungsbetrag (Brutto):                                          535,50 €

Schritt 4: Zahlungsinformationen

Bitte überweisen Sie den Betrag von 535,50 Euro bis zum 09. Juni 2026 auf folgendes Konto:

Kontoinhaber: Max Mustermann
IBAN: DE12 3456 7890 1234 5678 90
BIC: BELADEBEXXX
Verwendungszweck: RE-2026-001

Besonderheit: Bist du Kleinunternehmer?

Wenn du gerade erst gegründet hast und im ersten Jahr voraussichtlich weniger als 22.000 Euro Umsatz machen wirst, kannst du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG in Anspruch nehmen.

Das bedeutet: Du weist keine Mehrwertsteuer auf deinen Rechnungen aus. Stattdessen fügst du folgenden Hinweis auf jeder Rechnung ein:

„Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.”

Das hat Vor- und Nachteile:

Vorteil: Weniger Bürokratie, keine monatlichen Umsatzsteuervoranmeldungen, günstigere Preise für Privatkunden.

Nachteil: Du kannst keine Vorsteuer aus deinen eigenen Einkäufen zurückfordern. Wenn du also einen neuen Laptop für 1.190 Euro kaufst, bekommst du die 190 Euro Mehrwertsteuer nicht zurück.

Für B2B-Kunden (also Firmenkunden) ist die Kleinunternehmerregelung oft weniger attraktiv, weil diese die Vorsteuer nicht abziehen können und dich dadurch als weniger professionell wahrnehmen könnten.

Die häufigsten Fehler bei der ersten Rechnung

Nach vielen Gesprächen mit Gründern haben sich folgende Fehler als besonders häufig herausgestellt:

Fehler 1: Falsches Datum beim Leistungszeitraum Viele schreiben einfach das aktuelle Datum als Leistungsdatum. Dabei muss der tatsächliche Zeitraum der Leistungserbringung angegeben werden – das kann Wochen zurückliegen.

Fehler 2: Rechnungsnummern nicht fortlaufend Wer seine erste Rechnung als “RE-001” und die zweite als “2026-RE-02” bezeichnet, macht einen formalen Fehler. Das System muss konsistent und lückenlos sein.

Fehler 3: Netto und Brutto verwechselt Ein Klassiker. Wenn du deinem Kunden 500 Euro in Rechnung stellen willst, sind das 500 Euro Netto. Brutto wären es 595 Euro. Wer den Bruttobetrag falsch berechnet, verliert entweder Geld oder überfordert den Kunden.

Nutze dafür am besten einen MwSt-Rechner, der dir Netto, Mehrwertsteuer und Brutto sofort korrekt ausrechnet – ohne dass du selbst rechnen musst.

Fehler 4: Fehlende oder falsche Steuernummer Ohne gültige Steuernummer kann dein Kunde keine Vorsteuer geltend machen. Prüfe vor dem Versenden immer, ob die Nummer korrekt angegeben ist.

Fehler 5: Zu vage Leistungsbeschreibung “Beratung” oder “Dienstleistung” ist zu allgemein. Das Finanzamt und dein Kunde wollen wissen, was konkret geleistet wurde.

Welche Software hilft beim Rechnungsschreiben?

Du musst keine Rechnungen von Hand in Word schreiben. Es gibt mittlerweile viele gute Tools, die dir die Arbeit erleichtern:

• Lexoffice – sehr beliebt bei Freelancern, DATEV-kompatibel
• Sevdesk – gut für Einsteiger, übersichtliche Oberfläche
• Fastbill – einfach und günstig
• Debitoor – besonders für Kleinunternehmer geeignet

Diese Tools erstellen automatisch fortlaufende Rechnungsnummern, berechnen die Mehrwertsteuer korrekt und archivieren alle Rechnungen GoBD-konform – was bei einer Betriebsprüfung wichtig ist.

Was tun, wenn du einen Fehler in der Rechnung bemerkst?

Selbst erfahrene Unternehmer sind damit konfrontiert. Wichtig: Sie können eine Rechnung nicht einfach löschen oder ersetzen. Vielmehr gibt es zwei Möglichkeiten:

Option 1: Neue Rechnung und Stornierung Sie stellen eine neue, korrekte Rechnung mit neuer Nummer aus, nachdem Sie eine Stornierungsrechnung mit einem negativen Betrag (z. B. -535,50 Euro, Stornierungsrechnung für RE-2026-001) erstellt haben.

Option 2: Korrektur der Rechnung Bei kleinen Fehlern (z. B. einer ungenauen Adresse) können Sie eine Rechnungskorrektur mit eindeutigem Bezug zur Originalrechnung vornehmen.

Wichtig: Beide Dokumente müssen aufbewahrt werden. In Deutschland müssen Rechnungen zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Fazit: Einfach anfangen – korrekt bleiben

Deine erste Rechnung muss nicht perfekt sein – aber sie muss vollständig sein. Mit den zehn Pflichtangaben, einem klaren Leistungsdatum und der richtigen Mehrwertsteuerberechnung bist du auf der sicheren Seite.

Wenn du dir bei der Berechnung von Netto, MwSt und Brutto unsicher bist, nutze einfach unseren kostenlosen Mehrwertsteuer Rechner – er rechnet alles automatisch und fehlerfrei für dich aus.

Mit der Zeit wird das Rechnungsschreiben zur Routine. Bis dahin: Lieber einmal mehr prüfen als einmal zu wenig.

Emilian Falkenberg ist der Betreiber von mwstrechner.online und beschäftigt sich seit Jahren mit den praktischen Aspekten des deutschen Steuerrechts für Selbstständige und Gründer.

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Steuerberatung.